Por Humberto Rivas Castillo
Debido al retroceso que se ha tenido en los últimos meses en el ramo de la construcción y a la parálisis que se ha tenido como consecuencia del COVID-19, los Especificadores tenemos un gran reto en este 2020.
En los primeros meses de este año, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía reportaba una caída general de la construcción de 9.5 %; en edificación, de 8.2 %; las obras civiles y públicas sumaban ya 17.1 %, mientras que los trabajos especializados de la construcción presentaban un retroceso de 8.1%.
Los principales analistas del país recortaron el crecimiento de la economía para este año de 1.1 a 1 %, además de la iniciativa del Gobierno Federal por entregar directamente los créditos de construcción a los trabajadores, con la excusa de que los desarrolladores se quedan con más de la mitad del dinero destinado a la construcción.
Es por eso que hay que aprovechar mejor las oportunidades y manejar mejor las cartas con las que se juegan. Esto sólo significa que la competencia por tener los mejores proyectos cada día va a ser más retadora al tener menos obras por las cuales competir y más productos entre los cuáles elegir, lo que nos lleva a hacer un perfecto análisis de cada cliente.
Teniendo como marco este panorama, entrego al Especificador de materiales 10 puntos por considerar para lograr una buena especificación, que se traduzca en una excelente atención al cliente.
- Portafolio de materiales. Es fundamental tener pleno conocimiento de los materiales que se están promoviendo, saber los pros y contras de cada uno, así como los principales competidores de cada línea.
- Fichas técnicas. Conocer al máximo las fichas técnicas de los materiales, dónde buscarlas y bajarlas; en el caso de algunos muebles y equipos especiales, saber si se puede contar con el archivo DWG para insertarlos en los planos.
- Proceso de fabricación. Es indispensable conocer el proceso de fabricación de los materiales que se promueven, así como la posibilidad de hacer cambios en la línea de producción para pedidos especiales y saber los mínimos de producción. Es vital para los proyectos especiales saber hasta qué punto se pueden personalizar las producciones.
- Conoce a tus clientes. Tener una radiografía de cada cliente. Los que estamos en esta profesión sabemos que hay información que los mismos clientes manejan muy celosamente. Es por eso que se requiere una gran habilidad para las relaciones públicas y un excelente don para gestionar los requerimientos del cliente con la empresa y cada una de la fábricas que se está representando. Hay que saber qué están haciendo, con quién acostumbran hacer negocios y, lo más importante, si tiene la capacidad para cubrir los gastos de los materiales que se estén promoviendo.
- Proyecto. Lo ideal para lograr una buena especificación es llegar en el momento en el que se esté haciendo el proyecto, para saber perfectamente qué está pensando el diseñador para cada material, cómo tienen que interactuar, dónde se hará la obra, qué tiempos tienen programados para las ejecuciones, uso de la edificación, si el proyecto se hará en etapas. Estos datos nos servirán para ver qué material se tiene que especificar y dejar las preparaciones necesarias para recibir cada uno. Todo esto influye en los tiempos y en los costos de ejecución.
- Logística. Se debe tener una perfecta coordinación con las diferentes partes de la empresa para llevar a cabo una excelente logística. Desde la concepción del proyecto, las cantidades o volúmenes que se van a requerir, la inversión por cubrir y cómo se debe cubrir; saber cómo y en qué momento se tienen que entregar los materiales y cómo se tiene que entregar. También, programar o coordinar los transportes que se requieran, recabar las autorizaciones de cada estación del proceso, llevar una bitácora de obra para tener claros los diferentes pasos y pendientes, así como dar la información necesaria a Crédito y Cobranza para gestionar los cobros.
- Capacitación para el manejo de los materiales. Programar cursos de capacitación para que la gente de obra sepa manejar correctamente los materiales que se les van a suministrar, desde cuáles se están solicitando, cómo recibirlos y almacenarlos y, lo más importante, cómo instalarlos o disponer de ellos. Estas pláticas podemos impartirlas nosotros como Especificadores, o se puede tener el apoyo de las áreas técnicas de cada fábrica. En todo esto hay que tomar en cuenta qué equipos se tienen que intervenir en cada instalación. Otra área con la que hay que programar la capacitación es el área de Mantenimiento, ya que son las personas que estarán en contacto día a día con los materiales, desde cómo limpiarlos hasta cómo detectar fallas y saber qué hacer para su reparación (por eso es importante tener las fichas técnicas de cada material).
- Seguimiento posventa. Hay que hacer un programa de visitas posventa, ya que es la información de boca en boca la que fortalece las relaciones con los clientes. Hay que hacer un programa de manejo de refacciones (según cada caso) o manejo de stock de algunos materiales (por modelo, tono o calibre, dependiendo de los materiales). Con los despachos de diseño hay que programar visitas para saber qué reporte les han dado de los materiales que se les ofrecieron, además de actualizarlos sobre las novedades de cada línea.
- Forecast. Con todos estos datos, se debe hacer un “plan de ataque” o manejo de cliente, para tener en el radar los proyectos y obras de los clientes. Con estos datos podemos hacer inventarios, programar visitas, programar entregas y tener un estimado de cómo se estará comportando el mercado de los materiales que ofrecemos. Si podemos programar nuestros materiales, también podríamos adelantarnos al manejo de los mejores precios para cada proyecto.
- Manejo de Oportunidades. Los Especificadores deberán evaluar los tres factores para el manejo de las oportunidades: probabilidad de compra, valor o rentabilidad de la venta y posición de la especificación frente al cliente.
Con estos 10 puntos podríamos cerrar el ciclo de una Especificación. Lo más importante en estos tiempos es recabar la mayor cantidad de información en cada visita al cliente para ofrecer la mejor solución, dar el mejor precio posible desde el principio de la negociación para que el proyectista vea que se quiere un trato justo para ambas partes. Asimismo, dejar toda la información por escrito para que sirva de apoyo en la gestión de materiales, involucrar en la medida de lo posible a cada área de la negociación, a fin de evitar la duplicidad de la información y eficientar los tiempos de respuesta.
El Covid-19 nos ha enseñado que tenemos que aprovechar al máximo los recursos. Aunque no tengamos una visita física, debemos hacer nuevos planteamientos y presentaciones vía digital. Hay que sacarle lo positivo a la situación actual, ser más productivos programando reuniones virtuales con los grupos de diseño. La tecnología está de nuestro lado. Hay que ser ingeniosos para guiar a nuestros clientes en lo que les puede servir para sus proyectos.
