EL ESPECIFICADOR
Por Humberto Rivas Castillo
A lo largo de más de 25 años en el área de Especificación, he ido mejorando la forma en la que abordo cada uno de los proyectos. También he aprovechado cada consejo, cada comentario, cada triunfo; pero, sobre todo, cada desacierto.
Agradezco, en especial, al arquitecto que recién me cambiara del restirador al área de la Especificación me dio una tabla llamada Etapas de la Obra, que muestra las oportunidades de negocio que se pueden tener en un proyecto u obra dependiendo su avance ( ver Tabla).
Esta tabla la he cuidado y le he dado el valor que se merece. De un lado, indica las fases de la obra y, del otro, muestra las oportunidades del negocio, las cuales van cambiando a un tono más intenso o menos intenso, según las oportunidades sean mayores o menores.
Aquí aplica lo que les he comentado en diversas columnas para este medio: entre más datos tenemos de la obra y de los inversionistas, mayores oportunidades tenemos de especificar nuestros materiales.
Hay que estar en el momento oportuno, a la hora adecuada, y esto sólo se logra estando presentes con los clientes. Hay que dar seguimiento a sus requerimientos y necesidades, recabar la mayor cantidad de información para poder hacer cualquier propuesta y, muy importante, documentar todo.
Una vez que sabes de algún posible proyecto, te recomiendo investigar:
- Quién es el propietario o los inversionistas. En muchos de los proyectos no trabajamos directamente con las instituciones o corporativos. Llegamos a éstos por medio de los despachos de proyectos o los diseñadores.
- Quién es el proyectista o diseñador. Hay algunas ocasiones en que los proyectos vienen de despachos en el extranjero. Tal es el caso de los proyectos para hotelería o tiendas departamentales, en donde ya se tiene alguna firma que les hace la imagen y diseño de las obras. Hay despachos o diseñadores en México que tropicalizan estos proyectos, adecuándolos a los materiales que se pueden conseguir en el país.
- Tipo de obra que se va a hacer. Hay que saber bien qué tipo de obra es la que se va a realizar: hotelería, hospital, corporativo, etcétera. Sabemos que muchas veces los clientes pueden ser reservados con los datos, pero hay que hacerles ver que entre más datos nos brinden, más les podemos ayudar con la especificación de los materiales.
- De dónde vienen los fondos o recursos para el proyecto. Si son públicos, privados o si será alguna Asociación Público-Privada. Esto, con la finalidad de ver qué es lo que podemos ofrecer.
- Tiempos de ejecución. Este punto es básico para saber hasta dónde podemos comprometernos con la propuesta de los materiales. Hay ocasiones que los tiempos están muy justos y los materiales que queremos proponer tienen un determinado tiempo de fabricación y entrega, un tiempo por traslados y por entrega a obra. Si no tenemos bien analizada esta parte, corremos el riesgo de quedar mal con el cliente, e incluso podríamos tener que pagar alguna penalización.
Además de los puntos mencionados, hay que tener una perfecta comunicación con la parte de fabricación, producción y distribución de nuestros materiales, ya que dependemos en gran parte de ellos para una especificación exitosa.
También, es recomendable tener una buena comunicación entre el área que hace las requisiciones de materiales, la parte que los paga y nuestra área de Crédito y Cobranza. Esto, con la finalidad de agilizar cualquier trámite y evitar malos entendidos, tanto de un lado como del otro.
Todo esto se puede ir viendo con las diferentes visitas que se le hagan al cliente, por lo que es importante llevar un registro de cada proyecto y, en la medida de lo posible, involucrar a los responsables de cada área, a fin de que no se nos escape ningún detalle.
Hacia el despacho, para cualquier especificación, es básico tener una empatía con el área de Diseño, hacerles saber y sentir que los especificadores somos facilitadores para que ellos puedan hacer mejor su trabajo. Nunca hay que hacerlos sentir invadidos o desplazados, ya que ellos son los que están diseñando y nosotros sólo estamos para apoyarlos. Asimismo, hay que dejar bien establecido hasta dónde los podemos apoyar y no comprometernos más de la cuenta, no hay que crear falsas expectativas.
Cuando haya temas de cuantificaciones, tenemos que aclarar cómo se llegó a las cantidades que les damos a los clientes: si fue mediante un análisis de planos que ellos mismos nos brindaron o es algo que se dio mediante una supervisión y levantamiento en obra.
Un punto que yo pongo en práctica es la famosa frase “hay que crearles la necesidad”. Esto va muy ligado con todo lo que se ha investigado del proyecto. Los clientes están abiertos a que nosotros les hagamos más fácil su trabajo; entre más carga de trabajo les quitamos, más aprovechan el tiempo para otros puntos del proyecto.
Hay que tener la habilidad para detectar las áreas de oportunidad que podemos tener. Por ejemplo, si también contamos con el servicio de instalación, se lo debemos hacer saber a los inversionistas y ponérselos en la mesa en el momento adecuado.
O tal vez estamos detectando que podemos fabricar o proveer algún material que no se tenía en una primera negociación. Si fuera el caso, hay que proponerlo e ir muy de la mano de la propuesta de costos, ya que muchas veces el cambio en una línea de producción trae como consecuencia el aumento en los costos, y esto también puede afectar los tiempos.
Por otro lado, cuando estemos promoviendo cualquier material, hay que tener muy presentes las fichas técnicas, así como las guías de instalación o colocación. En el caso de equipos, llaves o válvulas, hay que saber bien a qué presiones trabajan y, en el caso de requerir energía eléctrica, hay que especificar de qué tipo; si requieren baterías, hay que ver que éstas sean de fácil acceso.
Debemos ser muy claros con los temas de costos por importaciones, fletes y maniobras. Aclarar cuándo las entregas son libres de cualquier maniobra y ser claros con las garantías de entrega.
Debemos ser muy claros con los temas de costos por importaciones, fletes y maniobras. Aclarar cuándo las entregas son libres de cualquier maniobra y ser claros con las garantías de entrega
Hay ocasiones, cuando se abren los contenedores en las obras, en los que éstos pueden presentar algún desperfecto. Es indispensable que cuando se hagan entregas de contenedores cerrados, esté presente el personal de nuestra empresa para constatar cómo llega el material. Cualquier desperfecto debería correr a cargo de las garantías de los transportistas; pero, más haya de ver quién es el responsable, hay que tener en cuenta el tiempo que implicará la reposición de los materiales.
En cuanto a medidas y dimensiones, presiones de agua, gastos, consumos de agua y la tensión eléctrica, se puede prever cuando estamos especificando nuestros materiales, porque cuando la obra ya está en proceso y queremos especificar, es más difícil (como lo indica la tabla) y se pueden correr más riesgos en diferentes etapas, ya que nosotros estamos llegando a sustituir algún material o equipo que puede ser o no compatible con lo que estamos proponiendo.
Otro punto básico para apoyar tus especificaciones son las capacitaciones, tanto para los ingenieros y arquitectos como supervisores e instaladores. Dependiendo del nivel que se quiera aportar, puedes dar la capacitación tú mismo o puedes apoyarte con tu área Técnica o con los técnicos de los fabricantes. Por eso es muy importante que conozcas todas las fichas técnicas de lo que promueves.
Aunque parezca sencillo, cuida mucho tu aspecto ante los clientes. Si llevas uniforme, que siempre esté bien y completo; si tu vestimenta es más formal, que siempre esté bien. Que tu imagen hable de lo que quieres lograr y vaya acorde con la filosofía de la empresa.
Si tienes vehículo –de la empresa o propio–, que esté presentable; si llevas muestras y catálogos, procura ordenarlos. Esto va a hablar bien de la empresa, pero, más importante, va a hablar bien de ti.
Recuerda que todo esto lo estás construyendo para ti. Al final del día, tú eres la cara de la empresa. Y si por alguna razón cambias de trabajo, el cliente siempre te va recordar a ti por el buen o mal trabajo que hiciste.
*Agradezco los comentarios de los arquitectos: Adriana Bañuelos, Martín Terrés, Eduardo Muñoz y José Antonio Romo.
