El Especificador
Por Arq. Humberto Rivas
Una especificación es un documento que contiene una serie de requisitos, datos o características que debe cumplir una materia prima o un producto que se va a usar en el Proyecto de la obra. Esto se deja plasmado en los planos o en las memorias de construcción, que detallan la ejecución de los trabajos que se realizarán en el campo, además de que sirven para definir los costos, tanto de los materiales como de los procesos que intervienen en él.
Sin embargo, una especificación no se debe limitar únicamente a la materia o el producto en sí, sino que debe incluir aspectos de servicio. En este sentido, hay algunos puntos importantes que cualquier cliente valora a la hora de decidir realizar una especificación con algún especialista.
1. Estar actualizado. Es muy importante que todo lo que estés promoviendo sea actual. Que los materiales de los que estás hablando estén a la vanguardia de los mejores en su ramo. Como Especificador, debes tener todo el conocimiento de lo que llevas a promover. Este trabajo es una labor de todos los días. Todos los días debes estar informado de las novedades, del funcionamiento del producto, así como de su aplicación o ensamble. Tienes que manejar los costos y las ventajas que ofrece respecto a materiales similares en el mercado.
Tu trabajo es seguir estudiando y ver los pros y contras, para que a la hora de estar en el terreno de trabajo tengas los conocimientos para contestar todo lo que te pregunten. Asimismo, parte de esta actualización es contar con las muestras y catálogos necesarios, ya que son tus herramientas de trabajo.
2. Ser realista. Es importante que todo lo que se estés proponiendo tenga un sustento. Más que un sustento, que se pueda comprobar, y que el cliente quede satisfecho con lo que se le estás proponiendo. Ya hemos hablado sobre las complicaciones que puede generar tener que cambiar algún elemento después de la especificación.
Simplemente hacer cambio de color en un producto puede resultar en tener que disponer de otro equipo totalmente distinto o de insumos difíciles de encontrar, lo cual puede provocar que el producto ya no sea factible. También puede pasar que por querer ganar una especificación prometamos algo que no sea posible cumplir (tiempos de fabricación, medidas, dimensiones, costos no aterrizados, entre otros). Todas éstas son pequeñas cosas que, si no se controlan desde un principio –y si no se habla claro con los clientes–, pueden hacer imposible llevar a cabo una buena especificación.
3. Saber de existencias. Una vez que se logre la especificación, es muy importante tener noción de las existencias. Aquí hay dos vertientes: o ver directamente con fábrica las existencias, o bien seguir la producción del material o del equipo que se quiera. Debes tener muy presente lo anterior, ya que, en muchas obras, si se incumplen los plazos de entrega, se corre el riesgo de tener que pagar alguna penalización. Lo peor del caso es perder credibilidad con tu cliente.
La credibilidad es algo que se construye de a poco, pero se puede perder por una mala programación. Por ello, es importante que tomes en cuenta dos cosas: 1) la volumetría completa de lo que vas a requerir 2) los tiempos de ejecución para hacer una correcta programación de entregas.
4. Ser veraz. Es muy importante que hagas registros y dejes documentado todo lo que se va a hacer, así como de todo lo que acuerdes con tu cliente: los tiempos en los que se va a hacer, quiénes son las personas responsables en cada etapa (diseño, proyecto, fabricación, traslado, entregas, inversionistas, construcción). Además, es muy importante involucrar a las personas administrativas (quién hace el pedido, quién paga y cómo se va a pagar). Te toca revisar que todo lo que estás especificando se pueda fabricar, y que puedas tener el material en tiempo y forma, y ver que lo que se pide lo puedan comprar y pagar. Paralelamente, hay que minimizar los riesgos de quedarse con material en bodega.
Como diseñador, proyectista o constructor, debes respaldar al equipo para que todo lo que te están solicitando se pueda suministrar. Cada material, cada elemento que pones en tu obra obedece a un cronograma de actividades y el que tengas problemas con alguno de los materiales te puede retrasar la obra, además de meter en problemas financieros o legales. Al igual que el Especificador, el diseñador, proyectista y constructor tienen credibilidad, por lo que una mala decisión, una garantía mal aplicada, puede hacer que los clientes pierdan confianza.
5. Respaldo de empresas responsables. Esta sería la parte de las garantías, garantía de que estás trabajando con los mejores y para los mejores. Que todo lo que se especifique se pueda tener en tiempo y forma, y con los costos acordados. Que tu empresa te respalde, desde la parte de la fabricación hasta la entrega de los materiales.
Hoy día, necesitamos el respaldo de empresas responsables en la parte financiera, responsables con todos los trabajadores que prestan sus servicios. Empresas responsables que estén dadas de alta fiscalmente, empresas responsables que puedan dar la cara cuando sea necesario; que garanticen y certifiquen sus materiales ante los organismos indicados; que no tengan que falsear información para ganar alguna licitación. Empresas responsables que compitan directa y abiertamente con las demás; que capaciten a su personal; que les muestren y entiendan los procesos de fabricación para que puedan apoyar mejor a sus clientes.
6. Excelencia en el Servicio. Ésta es la parte que engloba todo. Puedes tener el mejor de los productos de la mejor empresa del mundo, pero si no hay una buena atención al cliente, toda la negociación de Especificación se puede venir abajo. Como especificador, debes tener ese don de empatía para saber qué requiere tu cliente y ver cómo pueden solucionar los inconvenientes para que los proyectos sigan adelante. Te toca, también, cuidar el dinero de tu empresa y el del cliente. Siempre es mejor hacer buenos acuerdos a querer hacer “un gran negocio” que termine cerrándote las puertas en cualquier empresa.
Recuerda que tú eres la imagen de la empresa y de los productos que estás promoviendo. Como dicen: “la primera imagen es la que cuenta”. Sé impecable en tu presencia, en las palabras que usas, en todo lo que presentas. Cuida que tus muestras estén completas y limpias; que tu información y catálogos estén ordenados; que el vehículo en el que te mueves, sea tuyo o de la empresa, esté limpio y ordenado; que las propuestas y cotizaciones estén bien, legibles y en tiempo. Recuerda que al final todo esto va a hablar bien o mal de ti; los clientes, aunque “son de la empresa”, en realidad son tuyos. Hoy estás en esa empresa, pero mañana puede ser en la tuya.
En los más de 25 años que tengo en el área de Especificaciones, he contado con grandes maestros, tanto clientes como amigos, a quienes les debo todo lo que soy y el que siga queriendo y teniendo un gran respeto por este trabajo. He aprendido que en el ramo de las especificaciones estos puntos básicos son los que rigen la actividad.
Arq. Humberto Rivas Castillo
Es Ingeniero Arquitecto por la Escuela Superior de Ingeniería y Arquitectura, Unidad Tecamachalco. Formó parte de Bufete de Diseño Integral Arquitectónico, Asesoría y Planeación en Diseño de Unidades Médicas, Proyectos, Diseños y Análisis Arquitectónicos, y en Grupo Coordina. Fue integrante del primer equipo de Especificaciones de Interceramic. Formó parte del equipo de Especificación y Ventas de Porcelanosa. Actualmente es director del área de Especificaciones en Grupo Ordiez.
Contacto: [email protected]
