Por Angélica de la Vega
Imagine la primera hora del lunes en una gran empresa, la sala de juntas está repleta de gente que parece atenta: unos toman nota, otros bostezan y alguien da pequeños sorbos a su café. El expositor muestra orgulloso algunas láminas que salen del proyector y termina diciendo “¡nos vemos el próximo lunes!”.
¿Le suena conocido?, ¿alguna vez ha sentido que tiene que sacrificar tiempo de sus proyectos para dedicárselos a las juntas?, ¿lo han convocado a reuniones en las que no tiene relación con el tema?, ¿suele asistir a convocatorias para revisar el mismo tema una y otra vez?
Su caso no es el único, de hecho, muchos ejecutivos suelen quejarse ante el número de juntas a las que deben asistir. Y es que parece que en nuestras organizaciones las reuniones presenciales se han convertido en un “mal necesario”. La cultura organizacional (si así puede llamársele) considera vital que sus ejecutivos se reúnan para analizar per-so-nal-men-te ciertos temas. De ahí, que todos los lunes veamos la misma escena.
Parece que en nuestras organizaciones las reuniones presenciales se han convertido en un “mal necesario”. La cultura organizacional considera vital que sus ejecutivos se reúnan para analizar per-so-nal-men-te ciertos temas
Si nos detuviéramos a analizar de fondo la verdadera productividad de esa junta, quizá caeríamos en cuenta de que es más una costumbre social que un espacio de verdadera productividad. ¿A qué se debe entonces que las empresas mantengan cautivos a sus colaboradores en reuniones interminables?
Algunos directivos llegan incluso a pensar que mantener reunido a su equipo de trabajo durante días los hará concentrarse en temas vitales y llegar a grandes soluciones. Lo cierto es que está comprobado que el ser humano es física y mentalmente incapaz de mantenerse atento y enfocado por más de 20 minutos. Por lo tanto, es altamente probable que un grupo reunido durante una jornada completa termine verdaderamente agotado.
Tendríamos que analizar, también, si el costo que le genera a la empresa que la gente deje de laborar ese día es lo suficientemente razonable para compensarse con los logros obtenidos de la inolvidable reunión de trabajo.
Cuando la junta es indispensable
Siendo objetivos, las juntas de trabajo son indispensables en algunos casos; sin embargo, en un estudio honesto del fenómeno debemos reconocer que hemos abusado de la práctica para convertirla en una costumbre empresarial.
En caso de que usted le esté dedicando más del 25 % de su tiempo laboral a las juntas empresariales, es importante parar y evaluar otras maneras de manejarlas. Seguramente podría sorprenderse de lo productivo que es hacer juntas bien planeadas y evaluar también la posibilidad de trabajar individualmente. Aquí algunas recomendaciones:
Evalúe, evalúe y evalúe. Antes de convocar a la siguiente sesión de trabajo, sería muy conveniente detenerse a pensar sobre su objetivo y necesidad. Las reuniones presenciales deben llevarse a cabo sólo cuando no exista otra alternativa viable para alcanzar un objetivo
Tema central. Si la empresa decide que la junta es indispensable, habrá que delimitar el tópico central. En la agenda de trabajo pueden caber varios puntos; no obstante, la reunión debe obedecer a un tema específico. En otras palabras, la sesión no debe terminar sin resolver el punto que la justifica
Convocar con sentido. Cuando vemos que algún colaborador convocado a la junta no está participando activamente, es casi seguro que no tenga ninguna relación con el tema abordado. Por eso, después de delimitar el tema, tendríamos que hacer un análisis cuidadoso de los invitados a la sesión. ¡Sólo las personas que tengan algo que ver directamente con el tema central!
Productividad con objetivos. Las juntas realmente productivas son aquellas que, además de tener un tema y convocados selectos, se ajustan a un objetivo. Esto evita que los colaboradores se pierdan en otros temas o que no lleguemos a puntos claros. Cuando finalice la sesión, es fundamental revisar si se cumplió con la meta planteada
Administración del tiempo. Las reuniones que tienen un amplio margen de tiempo suelen ser las menos productivas. Los convocados, y los organizadores, pueden sentir un margen de respaldo que les permite hacer participaciones interminables. Por ello, la persona que convoque tendrán que medir muy bien cuánto tiempo deben dedicarle a cada punto de la agenda y establecer una forma de control para evitar extensiones innecesarias. También conviene hace hincapié en la puntualidad de los asistentes y ser respetuosos con la hora de finalizar la sesión. Es un respeto básico a las agendas y compromisos de los miembros del equipo
Sin agenda ¡no hay junta! Nada más frustrante que presentarse a una junta en la que no hay agenda de trabajo. Esa falta de dirección y propósito hace que las reuniones se conviertan en costumbres por cumplir. El convocante deberá explicar a los convocados, en un documento enviado con suficiente anticipación, cuáles son los puntos a tratar. De esta manera, quienes asistan podrán también prepararse adecuadamente y tendrán certeza sobre el rumbo que tomará la reunión. Los temas sorpresa no tienen cabida
Preparación. Las juntas productivas deben empezar días antes; esto quiere decir que todos los participantes tendrían que revisar el tema y los puntos que les competen. Con esta estrategia, es muy posible que la sesión fluya, pues se tendrá a la mano toda la información y comentarios necesarios en el momento preciso. Al enviar la convocatoria puede hacerse énfasis en este punto
No a los monólogos. Es preciso que en la junta de trabajo existan turnos y tiempos para hablar. Si alguno de los convocados se extiende, podría causar que la junta pierda el ritmo y que los participantes también se sientan confundidos. Vale la pena establecer turnos y mecanismos para su respeto
Cero distracciones. Conviene pedir de antemano que los participantes a la junta se mantengan concentrados evitando fuentes de distracción como redes sociales (a menos que ese sea el tema de la reunión). Lo mismo aplica para visitas inesperadas a la sesión o teléfonos sonando. Hay empresas que prohíben el uso de dispositivos durante sus sesiones, quizá sea una medida extrema, pero parece que da buenos resultados
Que quede nota. Alguno de los participantes deberá tomar el rol de escribano y tomar apuntes sobre los temas abordados, compromisos y tareas pendientes; así como su fecha de entrega. El documento se envía al final de la sesión a todos los participantes y así podemos medir qué tanto avanzamos en los temas que resolvemos a través de juntas presenciales
Seguimiento a los compromisos. Ciertamente no basta con tener una minuta, las juntas productivas exigen de sus participantes la voluntad de cumplir y el compromiso de hacerlo. Es inaceptable que en la siguiente reunión alguno de los colaboradores no presente avance sobre las tareas que le corresponden
En los detalles está la diferencia. Por último, y no menos importante, las reuniones de trabajo funcionan mejor cuando se cuenta con la infraestructura e insumos necesarios: mobiliario ergonómico, temperatura adecuada, agua, ventilación y algo para comer si es que es una sesión larga. Algunas empresas están utilizando incluso aromaterapia para impulsar la creatividad y productividad de su gente
Finalmente, cabe siempre la reflexión de qué tan factible es que los miembros de un equipo trabajen sin reunirse presencialmente. Piense en los costos que esto representa en tiempo, productividad y calidad de vida para su gente. ¡Quizá hasta podría implementar un día sin juntas!
